Beglaubigung von Dokumenten

Beglaubigung1

Jede Behörde kann Abschriften von Schriftstücken, die sie selbst ausgestellt hat, oder die für ihren eigenen Gebrauch sind, amtlich beglaubigen. Darüber hinaus ist die Meldebehörde zuständig für die amtliche Beglaubigung von Schriftstücken, die von einer deutschen Behörde ausgestellt worden sind oder deren Abschrift zur Vorlage bei einer deutschen Behörde benötigt werden, sofern das Original in deutsche Sprache abgefasst ist.
Zur Beglaubigung muss das Original vorgelegt werden, Dabei ist zu berücksichtigen, dass nur das gesamte Schriftstück (keine Auszüge) beglaubigt werden darf.

Amtliche Beglaubigungen sind nicht möglich für private Schriftstücke, die privat verwendet werden sollen. Hier empfiehlt sich die Beglaubigung durch einen Notar.

Die Meldebehörde hat keine Befugnis zur öffentlichen Beglaubigung. Öffentliche Beglaubigungen sind nach dem Beurkundungsgesetz grundsätzlich den Notaren/Notarinnen vorbehalten.

Nicht beglaubigt werden dürfen Abschriften, deren ausschließliche Zuständigkeit zur Beglaubigung für eine andere Dienststelle gegeben ist. Ablichtungen und ähnliche Vervielfältigungen von Abschriften der Katasterbücher und von Auszügen aus dem Katasterwerk darf nur das Liegenschaftskataster führende Vermessungsamt beglaubigen. Des Weiteren dürfen Unikate wie z. B. Fahrzeugscheine und Führerscheine von der Meldebehörde nicht beglaubigt werden.

Abschriften oder Vervielfältigungen von Personenstandurkunden (Geburts-, Heirats-, Sterbeurkunden) dürfen nicht beglaubigt werden. Ausfertigungen dieser Urkunden erhalten Sie bei dem Standesamt, welches den Personenstandsfall beurkundet hat.

Bearbeitungsgebühr
Die ist eine kostenpflichtige Amtshandlung, Die Höhe der Gebühr bemisst sich nach dem Kostengesetz und dem Kostenverzeichnis. Im Regelfall beträgt die Gebühr für jede Beglaubigung 5,00 Euro.

Beglaubigungen (Fotokopien und Unterschriften), die zur Vorlage bei einem Sozialversicherungsträger (z. B. für Rentenzwecke) benötigt werden, sind gebührenfrei und werden vom Versicherungsamt vorgenommen.

Beglaubigungen von Unterschriften und Handzeichen
Die Meldebehörde ist zuständig für die amtliche Beglaubigung von Unterschriften, wenn das unterzeichnete Schriftstück zur Vorlage bei einer deutschen Behörde oder sonstigen Stelle, bei der aufgrund einer Rechtsnorm das Schriftstück einzureichen ist, benötigt wird.

Unterschriften und Handzeichen (Handzeichen des Schreibens Unkundiger, das aus Buchstaben oder sonstigen Symbolen bestehen kann) dürfen in der Regel nur beglaubigt werden, wenn sie in Gegenwart der beglaubigenden Dienstkraft vollzogen und anerkannt werden. Für den Nachweis der Identität des/der Antragstellers/in ist die Vorlage eines Personalausweises oder des Reisepasses notwendig.

Nicht beglaubigt werden dürfen Unterschriften, die der öffentlichen Beglaubigung bedürfen. Dazu gehören insbesondere Unterschriftsbeglaubigungen unter Verträgen oder Erklärungen auf dem Gebiet des Familien- und Erbrechts, in Vereins- und Handelsregistersachen oder Grundbuchangelegenheiten. Hier empfiehlt sich die Unterschriftsbeglaubigung von einem Notariat vornehmen zu lassen. Unterschriftsbeglaubigungen, die zur Vorlage bei einer ausländischen Behörde oder Stelle bestimmt sind, bleiben den Notariaten vorbehalten. Ebenso dürfen Unterschriften ohne zugehörigen Text (Blankounterschrift) nicht beglaubigt werden.

Unterschriftsbeglaubigungen auf Verpflichtungserklärungen von Privatpersonen für Besuchseinreisen von Ausländern werden ausschließlich von der Ausländerbehörde vorgenommen.

Bearbeitungsgebühren
Die Beglaubigung der Unterschrift ist eine kostenpflichtige Amtshandlung, Die Höhe der Gebühr bemisst sich nach dem Kostengesetz und dem Kostenverzeichnis. Die Gebühr für die Beglaubigung einer Unterschrift oder eines Handzeichens beträgt 5,-- Euro.

Beglaubigungen von Urkunde zur Verwendung im Ausland
Beschreibung
Die Regierungen beglaubigen durch Erteilen einer Apostille nach dem Haager Übereinkommen vom 05.10.1961 oder im Rahmen des Legalisationsverfahrens für ausländische Vertretungen deutsche öffentliche Urkunden, die von Landesbehörden oder Kommunen im jeweiligen Regierungsbezirk ausgestellt worden sind. Vielfach geht es um Urkunden der Standesämter, Meldebescheinigungen, Schul- oder Hochschulzeugnisse usw..

Bei Dokumenten aus dem Justizbereich wie Scheidungsurteile oder notarielle Urkunden ist in der Regel der Präsident des Landgerichts zuständig.

Für Urkunden der Stadt Rödental ist die Regierung von Oberfranken in Bayreuth zuständig.

Voraussetzungen
Wer eine Apostille oder Beglaubigung für ein Legalisationsverfahren benötigt, kann formlos mit einem kurzen Brief an die Regierung wenden und dabei sein Anliegen schildern (Apostille oder Beglaubigung? Für welchen ausländischen Staat?). Dabei sind generell die Originaldokumente beizufügen. Im Regelfall dauert die Erledigung über den Postweg nur wenige Tage. Im Eilfällen kann die Sache – nach telefonischer Terminvereinbarung - auch im Rahmen einer persönlichen Vorsprache erledigt werden.

Gebühren
Die Erteilung der Apostille und die Beglaubigung im Rahmen des Legalisationsverfahren sind gebührenpflichtige Amtshandlungen, für die eine Rahmengebühr vorgesehen ist. Für jede Urkunde ist mit einer Gebühr von etwa 15,00 Euro zu rechnen.

Rechtsgrundlage
Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 05.01.1961.

Informationen über die Verwendung von deutschen Urkunden im Ausland (Beglaubigung/Legalisation/Apostille) finden Sie im Internet auf den Seiten des Auswärtigen Amtes.
Ausführliche Informationen erhalten Sie im
Passamt / Wahlamt / Sachbearbeitung des BayKiBiG 
Tel.: 09563 / 96 33 oder 34
Fax: 09563 / 96 49
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